کلمه کایزن از دو کلمه ژاپنی “kai” به معنای تغییر و “zen” به معنای خوب تشکیل شده است.بنابراین، کایزن به معنای «تغییر به سوی بهتر شدن» است.همه ما در زندگی اهدافی داریم، و می کوشیم که به آنها برسیم. گاهی خیلی از مسیر را می رویم و بعد دلسرد شده و پا پس می کشیم، گاهی میانه راه گیج می شویم. مسلماً اهداف خیلی پیچیده مشکل به ثمر می نشینند. یکی از کلیدهای پیمودن یک مسیر طولانی برای رسیدن به هدفی بلندپروازانه این است که به جای اینکه سودای جهش و پریدن داشته باشیم، به تدریج و گام به گام مسیر را بپیماییم.
کایزن چیست؟
فلسفه‌ی ژاپنی کایزن بر ایجاد تغییرات پایدار از طریق قدم‌های کوچک تمرکز می کند. کایزن فلسفه‌ای است که شرکت تویوتا در خط تولید خود از آن استفاده کرد و توانست به موفقیت عظیمی در عرصه‌ی جهانی دست یابد.
کایزن در جایگاه روشی برای توسعه شخصی در مقابل فلسفه کسب و کار
کسب و کار و کایزن:
در محیط‌های تجاری، کایزن به تلاش‌های جمعی برای افزایش کارایی و بهره‌وری گروهی اشاره دارد. این روش نیازمند آن است که رهبران تیم‌ها را تشویق کنند تا با هم کار کنند و عملکرد کارکنان را مورد ارزیابی قرار دهند.شرکت‌ها با استفاده از داده‌ها و آمار، نتایج عملیاتی خود را بررسی می‌کنند. مطالعات نشان داده‌اند که کایزن می‌تواند به بهبود سلامت روانی کارکنان نیز کمک کند، زیرا ایجاد یک محیط کار مثبت و مشارکتی باعث افزایش رضایت شغلی می‌شود.
کایزن در توسعه فردی:
در زمینه توسعه فردی، کایزن بر روی تلاش‌های خود فرد تمرکز دارد. اهداف شخصی به راحتی قابل پیگیری هستند. شما می‌توانید از یک دفترچه ساده یا یک صفحه‌گسترده (Spreadsheet) استفاده کنید، یا اپلیکیشن‌هایی برای پیگیری اهداف خود دانلود کنید. این اپلیکیشن‌ها همچنین می‌توانند یادآوری‌های روزانه برای کار بر روی اهداف شما ارائه دهند.کایزن می‌تواند در توسعه عادت‌های جدید یا یادگیری چیزهای تازه بسیار مفید باشد. به طور کلی، کایزن یک رویکرد عملی و تدریجی است که می‌تواند به افراد کمک کند تا به اهداف خود دست یابند و در مسیر رشد شخصی خود پیشرفت کنند.هنگامی که یاد می گیرید چگونه خود را بهتر کنید، از محیط خود شروع کنید. با سازماندهی خوب، ایجاد روال هایی که از بهبود تدریجی حمایت می کنند، آسان تر می شود.کایزن اهمیت محیط (چه محیط کار یا شخصی) را در ارتباط با دستیابی به هدف تشخیص می دهد.
کایزن سه رکن سازمانی را مشخص می کند که زمینه را برای موفقیت فراهم می کند:
۱. نظافت (Housekeeping)
نظافت در کایزن فراتر از تمیزی فیزیکی است. این اصل به معنای سازماندهی محیط شما به گونه‌ای است که موانع پیشرفت کاهش یابد. اینجا پنج اصل وجود دارد که به شما کمک می‌کند:
تفکیک (Sort): یعنی چیزها را در دسته‌های منطقی قرار دهید. فقط آنچه را که نیاز دارید نگه دارید و آن را به خوبی سازماندهی کنید.
مثال: اگر در آشپزخانه کار می‌کنید، فقط وسایل مربوط به پخت و پز را در آنجا نگه دارید و ابزارهای غیرضروری را در جای دیگری قرار دهید. این کار باعث می‌شود که فضای کمتری شلوغ شود و شما بتوانید با تمرکز بیشتری کار کنید.
تنظیم (Set in order): ابزارها و وسایل را به گونه‌ای مرتب کنید که دسترسی به آنها آسان باشد.
مثال: در آشپزخانه، قاشق‌ها، چنگال‌ها و چاقوها را در یک ترتیب مشخص قرار دهید. وقتی هر چیزی در جای خود باشد، دیگر نیازی نیست برای پیدا کردن ابزار مناسب وقت صرف کنید.
درخشش (Shine): محیط کار یا زندگی خود را به طور منظم تمیز کنید.
مثال: هر شب قبل از خواب، آشپزخانه را تمیز کنید تا روز بعد آماده استفاده باشد. این کار به شما کمک می‌کند تا صبح با انرژی بیشتری شروع کنید.
استانداردسازی (Standardize): برای دستیابی به اهداف خود، روش‌های مشخصی تعیین کنید.
مثال: اگر هدف شما ورزش کردن است، یک برنامه روزانه برای خود تنظیم کنید و هر روز همان روش را دنبال کنید.
پایداری (Sustain): اطمینان حاصل کنید که اصول بالا را حفظ می‌کنید.
مثال: هر روز چند دقیقه برای تمیز کردن و سازماندهی وقت بگذارید تا عادت کنید و این روند ادامه داشته باشد.
۲. حذف ضایعات (Elimination of Waste)
” مودا” در ژاپنی به حذف ضایعات می گویند، مودا به شما کمک می‌کند تا فرآیندها، فعالیت‌ها یا اقلام غیرضروری را شناسایی و حذف کنید.
هر چیزی را که به توسعه فردی شما ارزشی اضافه نکند، باید حذف کنید.
توضیح ساده:
ضایعات فقط به منابع فیزیکی محدود نمی‌شود. بلکه شامل عادات، کارها، مراحل و possessions غیرضروری نیز می‌شود. با حذف این ضایعات، می‌توانید تمرکز خود را بر روی فعالیت‌هایی بگذارید که به شما در رسیدن به هدف کمک می‌کند.
مثال‌ها:
1. حذف مواد غذایی منقضی: اگر در انبار مواد غذایی خود اقلام منقضی وجود داشته باشد، این باعث می‌شود که شما فضای کمتری برای مواد غذایی تازه و مفید داشته باشید. با دور انداختن یا استفاده از این اقلام، فضای بیشتری برای مواد غذایی سالم و تازه ایجاد می‌کنید و همچنین در زمان تهیه غذا صرفه‌جویی می‌شود.
2. دور انداختن ابزارها یا وسایل قدیمی: اگر ابزارهایی دارید که دیگر از آنها استفاده نمی‌کنید، می‌توانید آنها را دور بیندازید یا به دیگران اهدا کنید. این کار باعث می‌شود که فضای بیشتری برای وسایل کاربردی و مورد نیاز خود داشته باشید و محیط کارتان منظم‌تر شود.
3. برنامه‌ریزی برای وعده‌های غذایی: به جای اینکه بر اساس آنچه در یخچال دارید، غذا بپزید، یک برنامه غذایی و لیست خرید تهیه کنید. با خرید مواد غذایی برای یک هفته و سازماندهی آنها بر اساس روز، می‌توانید زمان خرید، آماده‌سازی غذا و ضایعات غذایی را کاهش دهید.
۳. استانداردسازی (Standardization)
استانداردسازی به معنای تعیین سطح عملکرد قابل قبول برای هدف شماست. استانداردها حداقل عملکرد، زمان مورد انتظار برای انجام کارها و نحوه اندازه‌گیری پیشرفت را مشخص می‌کنند.
توضیح ساده:
استانداردسازی به شما کمک می‌کند تا بدانید چه انتظاراتی از خود دارید و چگونه می‌توانید به این انتظارات برسید. این کار به شما کمک می‌کند تا یک روال مشخص برای دستیابی به هدف خود ایجاد کنید.
مثال‌ها:
1. کاهش زمان آشپزی: اگر متوجه شدید که زمان زیادی را صرف تهیه غذا می‌کنید، می‌توانید هدف خود را کاهش زمان آشپزی قرار دهید. برای این کار باید چند استاندارد را رعایت کنید:
برنامه غذایی و خرید را از قبل انجام دهید: این کار باعث می‌شود که در زمان تهیه غذا از قبل آماده باشید.
سازماندهی فعالیت‌های آماده‌سازی و پخت: ابزارها و مواد اولیه را در دسترس قرار دهید تا کار شما سریع‌تر پیش برود.
آشپزخانه‌ای تمیز و مرتب داشته باشید: این کار به شما کمک می‌کند که با آرامش بیشتری آشپزی کنید.
انتظارات خود را برای هر وعده مشخص کنید: مثلاً زمان آماده‌سازی، ارزش غذایی و غیره.
با رعایت این استانداردها، شما می‌توانید روند کار خود را بهبود ببخشید و نتایج بهتری بگیرید. اگر در یک حوزه نتوانید به استانداردها برسید (مثلاً زمان آشپزی بیشتر از حد انتظار شود)، متوجه خواهید شد که کجا نیاز به بهبود دارید.
۵ گام برای به کارگیری کایزن در زندگی شخصی به‌منظور دستیابی به اهداف‌تان
۱. شناسایی هدف خود
اولین قدم در فرآیند کایزن، شناسایی هدف شماست. این هدف می‌تواند هر چیزی باشد، از جمله یادگیری یک مهارت جدید یا بهبود عادات روزانه.
۲. شناسایی زمان‌ها، انرژی یا منابع هدر رفته
برای دستیابی به اهداف شخصی، باید نحوه مدیریت زمان خود را تغییر دهید. زمان‌هایی که صرف فعالیت‌های کم‌ارزش (مانند مرور شبکه‌های اجتماعی) می‌کنید را شناسایی کنید.
۳. تعیین استانداردها و محیط مناسب
باید معیارهایی برای اندازه‌گیری موفقیت خود تعیین کنید. برای مثال، اگر هدف شما بیشتر خواندن است، باید مشخص کنید که “بیشتر خواندن” چه معنایی دارد.
۴. شروع به ایجاد تغییرات کوچک
پس از تعیین هدف و محیط مناسب، زمان آن رسیده است که شروع به پیشرفت کنید. تغییرات را به تدریج و بر اساس یک برنامه مشخص انجام دهید.
۵. تأمل در مورد آنچه کار می‌کند و آنچه کار نمی‌کند
انعطاف‌پذیری در مسیر کایزن می‌تواند به شما کمک کند تا با کمتر شدن ناامیدی به اهداف خود برسید. اگر متوجه شدید که بخشی از برنامه‌تان کار نمی‌کند، انتظارات خود را تنظیم کنید.
3 نمونه واقعی از کایزن در عمل
تناسب اندام
با استفاده از روش کایزن، می توانید تعداد قدم های خود را در طول زمان افزایش دهید. با تعداد گام های فعلی خود از 5000 شروع کنید:
اگر در روز اول یک درصد به تعداد خود اضافه کنید، این تنها 50 مرحله اضافی است
با دو هفته افزایش یک درصدی روزانه، تقریباً 600 مرحله به برنامه روزانه خود اضافه کرده اید
در 10 هفته، به هدف خود که 10000 قدم روزانه است می‌رسید و در عین حال از آسیب‌ها و مشکلات اجتناب می‌کنید.
مطالعه کردن
بسیاری از مردم تلاش می کنند تا مطالعه را در برنامه روزانه خود قرار دهند. پیدا کردن زمان برای تطبیق با یک کتاب خوب ممکن است دلهره آور به نظر برسد. با کایزن، می توانید به آرامی زمان مطالعه خود را افزایش دهید و هر روز کمی به آن اضافه کنید. بهترین بخش این است که شما نیازی به تطبیق خواندن در یک جلسه ندارید. می توانید زمان مطالعه خود را به تناسب برنامه خود تقسیم کنید.
پس انداز
اگر می خواهید برای کاهش استرس مالی پول را کنار بگذارید، پس انداز مقدار زیادی پول می تواند دلهره آور باشد. در عوض، از روش کایزن برای شروع کوچک و به آرامی ثروتمندسازی استفاده کنید.
با مبلغ هفتگی یا ماهانه ای شروع کنید که می دانید از دست نخواهید داد. حتی چند دلار در هفته یک شروع عالی است. پس انداز را در یک حساب جداگانه قرار دهید (سپرده خودکار راهی عالی برای رسیدن به این هدف است).
برگرفته از صفحه ی سواد زندگی
